Collecte de renseignements personnels

Nous ne recueillons pas automatiquement d’informations personnelles telles que votre nom, numéro de téléphone, e-mail ou adresse. Ces informations ne sont obtenues que si vous les fournissez volontairement, par exemple des manières suivantes :

  • Nous contacter par e-mail
  • Demander à être ajouté à un réseau d’information
  • Demander à recevoir des newsletters électroniques ou d’autres informations

Les informations personnelles que vous nous fournissez ne seront pas vendues à des tiers. Nous utilisons un logiciel qui reçoit et enregistre l’adresse IP (Internet Protocol) de l’ordinateur qui a contacté notre site Web. Nous n’essayons pas de lier ces adresses à l’identité des personnes contactant notre site. Les informations sont utilisées pour améliorer le contenu de ce site et ne sont pas partagées avec d’autres organisations.

Forums et groupes de discussion en ligne

Si vous choisissez de participer à un forum ou à un groupe de discussion en ligne ou de rejoindre un réseau d’information ou une liste similaire, nous pouvons vous demander de fournir volontairement des informations personnelles telles que votre nom et votre adresse e-mail à des fins d’administration efficace du forum ou groupe de discussion. Nous ne divulguerons ces informations à personne en dehors de Sara Riel Inc. sans votre consentement préalable.

Politique de confidentialité et de confidentialité de Sara Riel Inc.

1 – POLITIQUES

1.01
L’organisation et ses employés prendront toutes les mesures raisonnables pour maintenir la confidentialité de tous les renseignements personnels et organisationnels confidentiels.

1.02
L’organisation et ses employés respecteront et protégeront la confidentialité des renseignements personnels en se conformant aux 10 principes de confidentialité requis par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), comme suit :

  1. Responsabilité
  2. Identification du but
  3. Consentement
  4. Limiter la collecte
  5. Limiter l’utilisation, la divulgation et la conservation
  6. Précision
  7. Sauvegardes
  8. Ouverture
  9. Accès individuel
  10. Contestation de la conformité

1.03
L’organisation maintiendra une politique de confidentialité à distribuer aux membres, clients et autres parties intéressées, et publiera cette politique sur son site Web. La politique comprendra des références à :

Restrictions imposées à cette divulgation.
Délais de conservation des informations personnelles collectées et engagement à détruire les informations inutiles.
Le processus par lequel les individus peuvent accéder à leurs informations personnelles.

1.04
L’organisation maintiendra des normes élevées de sécurité physique et électronique partout où des informations personnelles sont traitées.

1.05
Le responsable de la protection de la vie privée de l’organisation est :
Tara Snider, directrice exécutive
tsnider@sararielinc.com

Toutes les demandes d’accès aux renseignements personnels et tous les contacts avec le commissaire à la protection de la vie privée du Canada passeront par l’agent de la protection de la vie privée.

1.06
Les employés ont le droit de comprendre, d’accéder et de corriger leurs informations personnelles. Les renseignements personnels des employés recueillis, utilisés ou divulgués seront soumis aux mêmes soins et conditions que ceux décrits pour les autres renseignements personnels.

2 – BUT

2.01
Cet énoncé de politique et de procédure décrit la conformité de l’organisation à la législation, aux principes et aux pratiques en matière de protection de la vie privée.

3 – PORTÉE

3.01
Cette politique s’applique à tout le personnel de l’organisation.

3.02
Le respect des principes énoncés dans cette politique doit être considéré comme essentiel pour la conformité des contrats avec les fournisseurs, les consultants et les autres organisations sous contrat.

4 – RESPONSABILITÉS

4.01
Il est de la responsabilité de chaque employé de s’assurer que la confidentialité des renseignements personnels est protégée et respectée.

4.02
Il est de la responsabilité du responsable de la protection de la vie privée de :

  1. Élaborer et maintenir des politiques de confidentialité internes et externes.
  2. S’assurer que les systèmes et les processus sont en place pour soutenir les politiques.
  3. Agir en tant que ressource experte en matière de protection de la vie privée au sein de l’organisation.
  4. Agir en tant que point de contact sur les questions de confidentialité.

5 – DÉFINITIONS

5.01
Les « cookies » font référence aux informations stockées sur le disque dur d’un ordinateur lors de l’accès à des informations à partir d’Internet qui suivent les informations sur l’historique de navigation de l’individu et son utilisation d’Internet.

5.02
Les « informations personnelles » font référence à toutes les informations relatives à un individu unique, y compris le nom et les coordonnées, les numéros ou codes d’identification et les informations personnelles sensibles.

5.03
« LPRPDE » est la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, la loi fédérale régissant la collecte, l’utilisation et la divulgation commerciales des renseignements personnels.

5.04
« Commissaire à la protection de la vie privée du Canada » fait référence à la personne qui a été identifiée par le gouvernement fédéral pour informer et appliquer la LPRPDE.

6 – RÉFÉRENCES et ÉNONCÉS CONNEXES de POLITIQUE et PROCÉDURE

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

7 – PROCÉDURES

7.01
Tous les employés protégeront et respecteront les informations confidentielles et personnelles en :

  1. Prendre toutes les mesures raisonnables pour sécuriser et protéger les informations, comme suit :
    1. Les enregistrements électroniques de renseignements personnels seront soumis à un accès limité par le personnel autorisé dans l’exercice de ses fonctions.
    2. Les enregistrements imprimés des informations personnelles, lorsqu’ils ne sont pas sous le contrôle du personnel autorisé, seront conservés dans un endroit sécurisé.
    3. La transmission hors de la zone sécurisée, par exemple, par fax, comprend des mesures de sécurité auxquelles seule la personne qui reçoit ou envoie du matériel aura accès.
  2. Divulguer aux individus que des informations personnelles sont collectées et les diriger vers la politique de confidentialité.
  3. L’information stockée est que chaque utilisation et divulgation de renseignements personnels sur la santé est limitée à la quantité minimale d’informations nécessaires pour atteindre le but pour lequel elles sont utilisées ou divulguées.
  4. Détruire les informations lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Les renseignements personnels seront détruits deux ans après qu’ils ne seront plus nécessaires.

7.02
Nomination et responsabilités du responsable de la protection de la vie privée.

Sara Riel Inc. nommera un responsable de la protection de la vie privée pour l’organisation dont le nom et les coordonnées seront accessibles au public comme point de contact pour toutes les demandes ou problèmes liés à la confidentialité des informations personnelles.

Le responsable de la protection de la vie privée est responsable de :

  1. Développement et maintenance des politiques de confidentialité de l’organisation à la fois pour le public et pour les dossiers des employés.
  2. Examen approfondi de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels par l’organisation pour s’assurer que seules les informations requises sont traitées.
  3. Communication de la politique de confidentialité pour le public au public et à tous les employés, y compris la formation nécessaire des employés.
  4. Communication de la politique de confidentialité pour les informations sur les employés à tous les employés, y compris la formation de gestion nécessaire.
  5. Agir en tant que ressource experte pour l’organisation sur les questions relatives à la confidentialité des renseignements personnels.
  6. S’assurer que les systèmes et procédures de l’organisation répondent à toutes les exigences de conformité légale et également à une norme d’excellence pour le respect des informations personnelles.
  7. Documenter et analyser toutes les plaintes concernant l’utilisation, la conservation ou la divulgation de renseignements personnels.
    Instituer des changements à la politique et aux procédures connexes qu’il juge nécessaires afin de respecter les principes de cette politique.

7.03
Directives détaillées

  1. Les renseignements personnels peuvent être recueillis à l’insu ou sans consentement uniquement dans les circonstances suivantes :
    1. En cas d’urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d’une personne.
    2. S’il existe des motifs raisonnables de croire que l’information pourrait être utile pour enquêter sur la violation d’une loi.
    3. La collecte est dans l’intérêt de l’individu et le consentement ne peut être obtenu en temps opportun.
    4. La collecte des informations avec la connaissance ou le consentement de l’individu compromettrait la disponibilité ou l’exactitude des informations et la collecte est nécessaire pour enquêter sur la violation d’une loi.
    5. L’information est accessible au public.
  2. Les renseignements personnels peuvent être divulgués à l’insu ou sans consentement uniquement dans les circonstances suivantes :
    1. En cas d’urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d’une personne.
    2. À un avocat représentant l’organisation.
    3. Pour recouvrer une dette due à l’organisation par l’individu.
    4. À une institution gouvernementale qui a indiqué que la divulgation est requise sur une question relative à la sécurité nationale ou à la conduite des affaires internationales.
    5. L’information est accessible au public.
    6. Si requis par la loi.
    7. Pour les autres circonstances énumérées au paragraphe 7(3) de la LPRPDE.
  3. Les demandes d’un individu de fournir des informations sur ses informations personnelles collectées, utilisées ou divulguées par l’organisation recevront une réponse dans les 20 jours. Aucun frais ne sera facturé pour ce service.
  4. Si une personne retire son consentement à l’utilisation des informations personnelles, le responsable de la protection de la vie privée prendra toutes les mesures nécessaires pour mettre fin à l’utilisation des informations par l’organisation dans les 30 jours.
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